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sábado, 10 de setembro de 2011

Les Documents Essentiels


Os documentos essenciais devem assegurar a sobrevivência da organização e por isso é fundamental protegê-los das:

  • Catástrofes naturais (fogo, inundação, raios, desabamentos, etc.)
  • Catástrofes "causadas por humanos" (vandalismos, roubos, sabotagens, problemas técnicos, tiroteios, etc.)
É de responsabilidade do arquivista gerenciar os recursos informacionais de uma organização. Essa responsabilidade compreende a identificação, a seleção e a proteção dos documentos essenciais e dos fundos documentais, para que a empresa possa continuar com as suas obrigações operacionais antes e depois de situações de urgência.

Para garantir a proteção dos documentos essenciais, faz-se necessário um programa de gestão desses documentos. Esse programa compreende políticas, planos, procedimentos e recursos humanos e financeiros, e o programa deve constar dentro das atividades de gestão de informação da empresa.

Por que um programa?

  • Assegurar a manutenção dos serviços essenciais
  • Proteger os direitos legais e financeiros da organização

Para se fazer o programa de urgência deve-se considerar:

  • Avaliação dos recursos disponíveis
  • Apoio da diretoria da empresa
  • Prevenção
  • Preparação da equipe
  • Recolhimento de recursos informacionais
  • Preparação do plano
  • Ferramentas arquivísticas disponíveis
  • Estabelecimento de prioridades de backup
  • Prever medidas suplementares
  • Definir modos para recuperar a informação
  • Não esquecer de implementar medidas a longo prazo

Como identificar um documento essencial? Faça as perguntas...

  • Quais funções a instituição será incapaz de realizar se esses documentos forem destruídos?
  • Quais serão as consequências para a instituição se esses documentos forem destruídos?
  • Os clientes, os empregados, perderão direitos importantes ou serão confrontados à outras repercussões nefastas se esses documentos forem perdidos?
  • Quais documentos devem ser preservados para responder às necessidades de outras instituições?
Uma vez identificados, deve-se saber como fazer para substituir esses documentos (e se eles podem ser substituídos) e também, caso seja necessário, quanto tempo e dinheiro precisariam ser gastos para reconstituir esses documentos.

Quais tipos de documentos são classificados como essenciais?

Não existe uma lista completa ou oficial de documentos essenciais... Mas existem alguns tipos que frequentemente aparecem nessa lista :
  • As principais políticas operacionais
  • Acordos legais, protocolos jurídicos
  • Organogramas
  • Contratos de locação
  • Documentações dos sistemas informáticos essenciais
  • Contas a receber e contas a pagar
  • Folha de pagamento e registro de pessoal
  • Documentos exigidos por lei
  • Planos de segurança e sistema de informação








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