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sexta-feira, 30 de setembro de 2011


Na ultima aula de diplomática foi realizada uma visita ao CDOC onde foram dividida equipes para conhecer o acervo. Ao final da visita foi passado um exercício em que tivemos de listar as espécies dos documentos contidos no CDOC, o grupo encontrou os seguintes: Atas, Resoluções, Memorandos, Pareceres e Relatórios.

A partir desse momento o professor entrou em um dilema de posicionamento adotado por diversos arquivistas a exemplo da Belloto e de outros arquivista sobre o que é espécie.

Continuando o exercício listamos as funções dos documentos como: Administrativo, Ensino, Extensão e Pesquisas. Outro momento do Exercício tivemos que listar os tipos de documentos isso quer dizer a união de espécie mais função do documento como exemplo: Atas de reunião, pareceres técnicos, atos da reitoria e instruções normativas

Na elaboração do plano de classificação foi feito um básico pelo fato de temos conhecido apenas alguns documentos, de diversos, que a universidade gera em seu exercício

Área Meio

100 - Normas e diretrizes

100.1 – Atos da Reitoria

100.1- Resoluções

200 – Financeiro

200.1 – Balanços/Balancetes

200.2 – Prestação de Contas

300 – RH

300.1 – Dossiê Funcional

300.2 – Pedidos de férias

300.3 – Curriculos

Área Fim

1000 - Pesquisa

1000.1 – Projetos de Pesquisas

2000 – Ensino

2000.1 – Projetos pedagógicos

2000.2 – Avaliação acadêmica

2000.3 – Trancamento/Desligamento

3000 – Extensão

3000.1 – Projetos de extensão

E a respeito das ações arquivísticas a serem dotadas no CDOC o grupo entrou em um concensso de que é necessário instalações apropriadas para o arquivo, segurança para as instalações físicas, equipamentos para realizar um controle de temperatura e umidade. Uma melhor gestão na fase corrente dos documentos, visto que este não fica no CDOC e sim na unidade que a produziu, isso daria um tratamento adequado para futuras transferências.


The Docs Group

Bruno Souza, Bruno Corsino, Luiz Fernando, Lucas Alves, Felipe Junior

Comparação Blog Brasileiro x Catalão

1) No post “Sinais de Validação e Autenticidade” do blog Diplomática e Tipologia Documental – UnB , o autor trata a situação de sinais de validação na moeda brasileira e relata a experiência de uma viajem à Romênia onde conheceu métodos que ajudam a perceber esses sinais, por exemplo uma maquina que detectava passaportes falsos. Já no blog catalão , no post “La deriva de la autenticidad documental” o autor fala de casos como o fenômeno do Wikileaks e a dúvida sobre a autenticidade dos documentos publicados pelo site. A dificuldade se encontra em validar os documentos pois estão em bases de dados que não são possíveis identificar a origem do documento.
Assim como no post do blog brasileiro , o catalão lista algumas soluções para os respectivos problemas. O autor de “Sinais de validação e autenticidade” sugere ao banco central a utilização de maquinário para identificar os falsos documentos e notas. Já no blog catalão o autor reconhece a maior dificuldade de trabalhar com os documentos que não se conhece a origem , mas que apresentam sinais de validação , e sugere que uma solução plausível para este problema seria mesmo buscar a produção dos documentos.

2) Para nós arquivistas a questão de documentos sigilosos é importante. Por tal razão, o fenômeno dos wikileaks grou grande curiosidade e expectativa para nós. Isso torna-se evidente ao observarmos os dois blogs em análise aqui. Ambos fizeram questão de debater discussões a respeito do fenômeno.
Na postagem do blog-mãe em 07/02/2011 com o título “Os arquivos sigilosos da Wikileaks”, foi feita uma consideração sobre o caso, mencionando o que foi exposto sobre o Brasil nesses documentos, e fazendo um importante questionamento: “de onde eles conseguem tais informações”? Tal pensamento certamente foi o do blog catalão que na primeira vez que comentou sobre o assunto discutiu a confiabilidade das informações no dia 24/10/2010 (“Wikileaks és fiable?), abordando superficialmente de como Julian Assange conseguiu as informações. Devida a importância de saber sobre a veracidade dos documentos, de onde vieram realmente, como vieram e porque vieram, um novo post foi publicado no dia 07/12/2010, mas desta vez mais detalhado no assunto de como os dados foram conseguidos, inclusive de como foi burlada a segurança.

Análise Diplomática - 23/09/2011


A outra atividade da aula anterior, 23/09, consistia em analisar uma espécie documental do CEDOC. Pois bem, o nosso grupo escolheu um Boletim de Projeto. Segue, abaixo, dos requisitos diplomáticos: 

Espécie: Boletim de projeto.
Função: Apresentar o escopo, as justificativas e o rol de despesas para realização de determinado projeto.
Características: Logotipo da Instituição, sigla do departamento/setor que o elaborou, numeração seqüencial, título e localização do projeto, código do projeto, tabela com a especificação e despesas das etapas, descrição do projeto, etapas e metas, assinaturas.
Sinais de Validação: logotipo da instituição, número seqüencial de registro, assinatura de autoridade competente, data.

Grupo Imobiliarq (Frederico, Hellen, Isabella, Rudney) e Bárbara.

Brasil x Catalão






1) A primeira correspondência que pode ser analisada diz respeito a autenticidade e integridade dos documentos eletrônicos,
tal temática é proposta pelo blog mãe no post sobre a manchete proposta pelo site O fuxico, a respeito da morte de Silvio Santos e a disseminação dessa noticia por meio digital(e-mail). No blog Catalão há um post com a seguinte indagação: Qué es una entidad de validación? Ambos abordam essa questão,
O 1° blog propõe aos alunos discutirem sobre esse tema, relacionando os meios de integridade como: assinatura digital, senhas para acesso, etc. O blog catalão menciona a dita "entidad de validación", mencionando os meios para que os documentos eletrônicos possam ser caracterizados como válidos, sendo indispensável o uso de mecanismos de segurança para garantir assim, as propriedades essenciais dos documentos que são: a autenticidade e confiabilidade para permitir a acessibilidade e a usabilidade.





2) A segunda correspondência entre os blogs trata-se sobre as definições: documento e documento de arquivo. No blog mãe,no post "Documentos e documentos de arquivo" o professor André propôs como segunda atividade do semestre a análise de documentos, definindo os conceitos de "documento" e "documentos de arquivo", sobre um embasamento teórico. No blog catalão, Soler discursa sobre a problemática da distinção entre documentos e documentos de arquivo a partir do seu contexto no post "Às vezes com 'documento', 'record' e 'arquivo de documento'".



3) A terceira correspondência encontrada refere-se aos sinais de validação legais para conferir confiabilidade a um documento. No blog mãe, o post “Será que cola?”, o professor André propôs uma atividade aos alunos, em que os mesmos deveriam discutir sobre quais sinais de validação que poderiam ser legais para tornar o card confiável e aceito durante a promoção do Subway. No blog catalão, no post “Wikileaks és fiable?”, Joan Soler expõe sobre a problemática dos relatórios de guerra expostos no site Wikileaks. Ele discursa as formalidades e metadados que se apresentam em todos os documentos postados no site, e ele coloca em voga se esses elementos podem ser considerados como sinais de validação para conferir caráter legal a documentação.



Grupo ARK: Amanda Dall'Ora, Keyciane Araújo, Rachel Evangelista

Semelhanças entre os blogs

Ambos os blogs tratam do mesmo tema, autenticidade e é elucidados o tema da relação do documento e os elementos que garantem a sua veracidade. No blog catalão, mostra como o conceito de documento tem sido transformado, afinal o mesmo tem sido utilizado, cada vez mais, para infinitas possibilidades, entretanto responde um número finito de perguntas.

O blog mãe dá mais ênfase a cada elemento da integridade documentaria e com embasamentos teóricos em texto como o da Luciana Duranti, que analisara cada elemento estrutural do documento, contudo objetivando as questões de autenticidade e como a Ciência da Informação foi criada e suas dificuldades em se manter como ciência, ainda mais pelo fato do crescimento vertiginoso da informação científica e do uso das tecnologias, fazendo com que o processo de indexação seja mais preciso, automatizado dificultando a definição do conceito de informação e já no catalã foca mais na questão de corrupção da integridade documentária, na possibilidade de modificação estrutural do documento comprometendo sua veracidade.

The Docs Group

Bruno Corsino, Bruno Souza, Luiz Fernando, Lucas Alves, Felipe Junior

Atividade: Dinâmica no Cedoc. Grupo ogrupo: Ananda, Paulo e Rafael

A atividade do CEDOC do dia 23/09/2011 foi feita junto ao grupo do Blog Rock, Memória e História, Segue o Link da atividade: http://rockmh.blogspot.com/2011/09/dinamica-no-cedoc-1.html

Análise do documento do Cedoc do Grupo "ogrupo": Rafael, Ananda e Paulo

O Documento que foi analisado pelo grupo, foi uma programação de férias de alguns servidores da Universidade de Brasília. As características e definições encontradas para a espécie documental serão descritas a seguir:

Nome da Espécie: Programação de Férias

Características da Espécie: O documento tem que seguir o padrão: Suporte Papel, impresso em tipo folha A4, formato paisagem.

Em seguida, um cabeçalho contendo as seguintes informações: Identificação do órgão emissor, número da folha e total de folhas, código identificador do documento, Centro de Custo, referência do processo, unidade de Categoria dos listados e fonte de recursos. No corpo do documento devem constar a lista de nomes dos servidores do órgão com suas respectivas matrículas, cargos, período de férias, situação das férias, saldo dos dias, período de gozo e período de aquisição. Ao final do documento deve haver uma área de autenticação para as devidas validações e aprovação do setor de recursos humanos ou pessoal da instituição, com a data em que o documento foi validado

Sinais de Validação: Identificador do Órgão Emissor. Estar de acordo com o formato da espécie. Assinatura do Informante. Da chefia do setor de pessoal. Assinatura do Diretor e do chefe. Respectivas datas das assinaturas

Análise do Documento - Aula do dia 23 de setembro.


Espécie: Circular.

A circular é uma carta remetida pelo chefe do departamento ou da repatição destinada a funcionários de um determinado setor. Seu objetivo é transmitir normas, ordens, avisos, pedidos.
Sua função é divulgar as informções entre todos os funcioonários.




Características (Estrura do documento):

Remetente e Destinatário
Timbre (logotipo do órgão, brasão, símbolo do departamento);
Título e número;
Data ;
Ementa;
Texto (bem explicado e claro);
Despedida breve
Assinatura (sem linha e sobre o nome datilografado, com o cargo de quem assina).

Características de autenticidade:
- Assinatura
- Timbre
- Númeração
O documento que o grupo pegou era uma cópia.

Divergências e Semelhanças



Os dois blogs abordam de maneira incisiva as concepções diplomáticas e os sucessivos problemas teóricos causados pelo desconhecimento ou até mesmo pelas dificuldades encontradas no decurso da profissão. Enfocam, em seu conteúdo, aspectos didáticos e explicativos. Contudo, não tira a impessoalidade da postagem pelo fato de ela ser voltada para o público em geral, ou seja, conhecimento abrangente a respeito do tema. Os enfoques são dados em suma, na parte de diferenciação e análise do documento em si. A forma como as postagens são feitas possibilita o entendimento, pois é uma linguagem fácil, sem exacerbos de jargões técnicos. Citam-se exemplos e forma de aplicabilidade do conteúdo “ministrado” na postagem. A primeira correspondência encontrada diz respeito ao ao foco de estudo em torno da caracterização do documento em relação à autenticidade. Neste sentido, "la Diplomàtica clàssica s'ocupa d'analitzar la forma i avaluar l'autenticitat (o eventual falsetat) dels documents medievals i moderns. La Diplomàtica contemporània s'ocupa d'avaluar l'autenticitat (o eventual falsetat) dels documents de natura jurídica i administrativa de les administracions i empreses de l'actualitat" (diplomaticapuntcat.blogspot.com), enquanto que no blog "diplomaticaetipologia.blogspot.com", em tópico específico relativo às "autenticidades", é argumentado que "o documento possui autenticidade histórica, por conter explicações sobre fatos que realmente ocorreram e também autenticidade legal, por poder ser utilizado como prova perante a lei, porém não possui autenticidade diplomática". A semelhança é evidenciada em razão da abordagem da autenticidade tanto em relação ao plano de análise histórico quanto à perspectiva jurídica;
É possível por meio dos comentários (abertos ao público) o feedback do leitor, ou seja, viabiliza os alunos/leitores em geral a participar. Isso acarreta melhoria às outras postagem. Por meio destes, há a explanação de dúvidas e contribuição acerca dos assuntos. Os autores por meio das publicações “lançam” desafios aos leitores. O blog catalão faz uma abordagem conceitual em torno da análise diplomática, tendo como base a diplomática contemporânea, fazendo referência à avaliação da autenticidade documental em função da natureza jurídica e administrativa das organizações e empresas da atualidade. Uma proximidade a esta abordagem é observada no blogo "Diplomática e Tipologia Documental - UnB" no tópico temático denominado "Les Documents Constitutifs (Visão Canadense)", ocasião em que é apresentada uma caracterização no sentido de argumentar que "a natureza dos documentos pode variar dependendo do tipo de negócio da empresa e sob a lei em que ela foi construída", o que aproxima o eixo de discussão de um blog ao tema central de estudo do correspondente ponto do outro blog, principalmente no tocante ao foco quanto ao tipo de negócio da organização e da natureza jurídica e administrativa segunda a qual a diplomática pode ser analisada;
O blog brasileiro tem a conotação mais informativa, abordando assuntos de diversos países e autores. Fato esse que se dá pela menor proporção nas publicações brasileiras acerca da arquivologia, se comparado com as publicações de origem hispânicas. O blog diplomática e tipologia traz questões contextualizadas e por meio de documentos específicos sugere discussão sobre o assunto. Já o blog catalão tem o viés da legalidade, faz referências aos aspectos políticos e legitimados da documentação. Os posts em sua maioria têm conotação histórica, comparativa e repensam questões que já foram explanadas, porém, em outro contexto.
Os dois blogs fornecem embasamento teórico-científico e contêm textos e publicações. Contudo, o blog brasileiro possui maior teor informativo neste quesito; informa a respeito de publicações (brasileiras e internacionais), eventos na área da informação e, especificadamente, da arquivologia; e disponibiliza projetos semelhantes e trabalhos anteriores.

Grupo: Frederico Mourão, Héllen de Moura, Isabella Félix, Rudney Melo

-O comentário foi editado a fim de compilar as informações adicionadas nos dois blogs.

Aula no CEDOC/UnB – 23/09/2011



Na aula passada (23/09) a turma de Diplomática e Tipologia Documental realizou uma atividade de identificação do acervo do Centro de Documentação da UnB (CEDOC/UnB). Contudo, tal como abordado na leitura da anedota “Os cegos e o elefante”, cada integrante dos grupos teria acesso, inicialmente, a apenas uma pequena parte do todo. Cada integrante assumiu funções diferentes para visualizar as partes do CEDOC, sendo que um o observador do Arquivo Permanente, outra o observador do Arquivo Intermediário, um investigador, um analista tecnológico e um jornalista. Cada um desses obteve determinadas informações do CEDOC e, ao final, com o auxílio de um questionário, os integrantes uniriam as pistas para construir o esboço do Centro de Documentação. Seguem as conclusões:

O CEDOC foi criado em agosto de 1986, pelo Ato da Reitoria Nº 345/86, e com a edição da Resolução do Conselho Diretor nº 044/88, de 28 de novembro de 1988, passou a Órgão Suplementar constituído como Centro de Custo. O CEDOC é órgão de assessoramento da Administração Superior da Universidade de Brasília. Tem por finalidade recolher, preservar e garantir o acesso aos documentos arquivísticos de valor permanentes produzidos e acumulados pelas áreas meio e fim da Fundação Universidade de Brasília (FUB), bem como aos bens culturais históricos, constituindo-se em instrumento de apoio à administração, à cultura, à história e ao desenvolvimento científico e tecnológico.

O espaço físico do CEDOC está dividido em: secretaria, sala da pesquisa histórica, sala de consulta, sala dos arquivistas, sala de reuniões, Arquivo Intermediário e Arquivo Permanente. Os principais usuários são servidores das diversos centros de custos da UnB.

No Arquivo Intermediário constam as seguintes espécies documentais: dossiê, ato da reitoria, projeto, correspondência, resolução, formulário, termo, entre outros. Já com relação às principais funções destacamos: registros funcionais, registro de reuniões, especificação técnica, comunicação interna e externa, normatização, registro de atividades, termo de responsabilidade, etc.

No Arquivo Permanente constam as seguintes espécies documentais: dossiê, ato da reitoria, ata, resolução, planos, projeto, relatório, processo, resolução, formulário, entre outros. Já com relação às principais funções destacamos: registros funcionais, normatização, registro de reuniões, especificação técnica, registro de atividades, etc.

Os principais tipos documentais são: atos da reitoria, dossiês funcionais, dossiês contábeis, processos administrativos, processos judiciais, processo seletivo, relatório de atividades, cronograma de eventos, memorandos de solicitação ou de comunicação, oficio de solicitação ou comunicação.

Sugestão de Plano de Classificação: Em função da reduzida amplitude de visão que tivemos durante  a realização da atividade, propomos a seguinte estrutura de um plano de classificação de documentos do CEDOC:

Plano de Classificação

Área Meio:
1. Administração
1.1 – Organização, regulamentação e funcionamento
1.1.1 -Regimento da UnB
1.1.2 - Atos Deliberativos
1.1.3 - Atos Testemunhais (Atas, Relatórios de Atividades)
1.1.4 - Atos Informativos (Projetos, Planos de Trabalho, Plano de Metas, Ação)
2. Recursos Humanos
2.1 Legislação de pessoal (Instruções normativas, procedimentos)
2.2 – Movimentação de Pessoas
2.2.1 - Concurso Público
2.2.2 - Assentamentos. Pastas. Dossiês. Prontuários Funcionais
2.2.3 - Admissão, Aproveitamento, Contratação, Nomeação, Recondução, Reintegração.
2.2.4 - Demissão, Rescisão, Contratual
3. Recursos Materiais e Patrimoniais
3.1 – Aquisição e Movimentação de Bens
3.1.1 – Licitação
3.1.1 – Editais
3.1.2 - Processos
3.2 - Termo de Responsabilidade
3.3 - Inventários de Almoxarifado e Bens Patrimoniais
3.4 – Veículos
3.5 – Obras
4. Contabilidade e Financeiro
4.1 - Fluxo de Recursos Financeiros
4.1.1 - Movimento Diário
4.1.2 - Livros Contábeis
4.1.3 – Prestação de contas

Área Fim:
5 - Ensino, Pesquisa e Extensão
5.1  - Cursos de graduação
5.1.1 - Concepção, organização e funcionamento
5.1.1.1 - Projeto pedagógico dos cursos
5.1.1.2 - Criação de cursos
5.1.1.3 - Extinção de cursos
5.1.2 - Vida acadêmica dos alunos
5.1.2.1 - Ingresso
5.1.2.2 - Transferência
5.1.2.3 - Trancamento
5.1.2.4 – Desligamento
5.1.2.4 - Avaliação acadêmica
5.1.2.5 - Diploma
5.2 - Cursos de pós-graduação
5.2.1 - Concepção, organização e funcionamento
5.2.1.1 - Projeto pedagógico dos cursos
5.2.1.2 - Criação de cursos
5.2.1.3 - Extinção de cursos
5.2.2 - Vida acadêmica dos alunos
5.2.2.1 - Ingresso
5.2.2.2 - Transferência
5.2.2.3 - Trancamento
5.2.2.4 – Desligamento
5.2.2.4 - Avaliação acadêmica
5.2.2.5 - Diplomas

O que poderia mudar?
Criação, implantação de sistema de gerenciamento documental. Padronização dos espelhos das caixas-arquivo, redistribuição dos espaços e tratamento da informação.

Grupo Imobiliarq (Frederico, Helen, Isabella, Rudney) e Barbara. 




Correspondências!

No post do blog Diplomática e Tipologia, Archiving social media, foi ressaltado a dificuldade em se armazenar, analisar e preservar informação e dados em cunho digital, nas não a informação advinda de uma atividade organizacional, mas sim a massa informacional registradas em redes e meios de comunicação sociais. Também é demonstrado a preocupação com o meio digital nos aspectos de preservação documental.

Em correspondência com essa questão o post V de Preservación para las acampadas propõe saídas para a preservação em meio digital, diferentemente do que algumas pessoas afirmam, não é possível guardar tudo o que é produzido, e se isso fosse feito, dificultaria a qualidade do resgate da informação.

Pode ser acrescentada e reforçada a questão da avaliação de documentos na fase de transferência, pois como dito não tem condições de se guardar tudo e a preocupação cada vez maior em se preservar os documentos digitais em meios mais confiáveis.

Ambos os blogs defendem a ideia de mais estudos nessa área, para se ter confiança e também atender aos preceitos arquivísticos.

No post sobre autenticidade documental do blog de Diplomática e Tipologia, Sinais de validação e autenticidade, é enfatizada a questão que sinais de validação são necessários para que cópias e documentos fraudulentos sejam facilmente identificados, ao identificar os sinais de validação de um documento, não somente os aspectos visuais devem ser analisados, pois o conteúdo do documento também é importante com o objetivo de verificar se realmente condiz com a espécie documental..O post El llindar de l'Autenticitat enfoca a diferença de autenticidade diplomática e autenticidade jurídica, atualmente foram desenvolvidos meios para detectar a fraude de alguns tipos de documentação, como identidades, passaportes e dinheiro. Porém, a dificuldade em analisar a autenticidade se dá principalmente nos documentos de caráter histórico onde os sinais de autenticação são escassos e nem sempre existem outras fontes para serem confrontadas.

No post A Diplomática da Diplomática é coloca a questão da diferença entre os dois conceitos também abordada no post Diplomàtica vs. Diplomàcia. A diplomática, disciplina, examina a gênese documental, a relação do documento com seus receptores e produtores, e a constituição do documento. Já a Diplomacia é um tipo de condução de uma negociação.

Análise do documento do Cedoc

Analise do documento

Análise de Documento

1. Nome / Título do Documento:

-Formulário para Apresentação de Projetos Gerais.

2. Caracteristica do Documento:

-Nome do projeto / título;
-Unidade responsavel pelo projeto;
-Identificação dos coordenadores;
-Valor de custo detalhado e especificado;
-Descrição do projeto;
-Objetivo do projeto e metas;
-Justificativa do projeto.

3. Caracteristicas de Autenticidade Diplomática:

-Não possuí sinais de validação;
-Não tem a logo marca da instituição;
-Não estrutura padronizada;
-Não possuí numeração ou nenhum tipo de registro;
-Não possuí assinatura nem data;
Logo este documento não possuí autenticidade legal, diplomática e histórica.

The Dosc Group
Bruno Corsino, Bruno Souza, Lucas Alves, Luiz Fernando, Felipe Junior

Discussão em sala (23/09)

Na aula do dia 23 de setembro, foi proposta uma atividade em determinado tempo e ao termino houve uma discussão, essa atividade consistia em responder rapidamente algumas questões e depois da discussão respondê-las novamente para comparar as respostas e postar ambas neste blog. Segue as perguntas e as comparações das respostas:

Quais as espécies documentais existentes no CEDOC?

  • Processos, relatórios, planos, projetos, atos, resoluções, correspondências, dossiês, convênios, contratos, registros. (resposta antes da discussão)
  • Ata, contrato, dossiê, fotografia, memorando, ofício, processo, relatório. (resposta após a discussão)

Quais correspondentes funções de tais espécies?

  • Administrativa, normativa, jurídica, descritiva. (resposta antes da discussão)
  • A função da ata é resumir os fatos e decisões de sessões ou reuniões de órgãos colegiados, comissões ou demais unidades administrativas, do boletim é noticiar algo, do contrato é estabelecer acordo entre duas ou mais pessoas, físicas ou jurídicas, do dossiê é reunir informações sobre determinado assunto ou pessoa, da fotografia é registrar algo de forma imagética. O memorando e o ofício têm a função de comunicação, o que os difere é que o primeiro é correspondência interna entre chefias de unidades de um mesmo órgão, no caso da UnB, e o segundo entre autoridades subalternas ou externas ao órgão. Não há uma função genérica de processo, pois cada processo terá sua função específica numa ação administrativa, institucional ou jurídica. E, por fim, o relatório tem a finalidade de prestar contas das ações realizadas. (resposta após a discussão)

Quais os tipos documentais existentes no CEDOC?

  • Processo seletivo de mestrado e doutorado, relatório de atividades, dossiês PIBIC, projetos de extensão, registro de validação de diplomas de outas instituições de ensino do DF. (resposta antes da discussão)
  • Dossiês funcionais de alunos formados (microfilme), fotografias da construção da UnB, fotografias de eventos realizados pela e/ou na UnB. (resposta após a discussão)

Relacione as séries documentais do arquivo do CEDOC com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das 3 idades.

  • Série de fotos da construção da UnB, guarda permanente, arquivo permanente;
  • Séries de fotos de eventos realizados pela e/ou na UnB, guarda permanente, arquivo permanente;
  • Séries de dossiês funcionais de alunos formados (microfilme), longo prazo de guarda, arquivo intermediário;
  • Série de processos judiciais, guarda permanente, arquivo permanente.

Análise de documento proposto na aula do dia 23/09

1 - Nome da espécie
O grupo discutiu bastante a respeito da espécie do documento, pois não sabíamos se classificaríamos como Memorando Circular, Memorando ou Circular Mas chegamos a um consenso denominando a espécie documental como Memorando Circular, já que mantém uma estrutura diferente e uma outra forma de se referir ao assunto comparado ao Memorando.

2 - Características
Trata-se de um documento com caráter informativo, seguindo um padrão em sua produção e pelo conteúdo do documento, é possível identificá-lo. Além disso, possui uma forma objetiva e simples. Percebemos que o documento não era original e sim uma reprodução e o papel também não era timbrado.

3 - Sinais de Validação

Há um registro do referido documento com a respectiva numeração, espaço designado para local e data da produção desse documento com remetente e destinatário. Mas ao mesmo tempo o documento não possui assinatura, com isso não é caracterizado como válido. E como possui um número, o original do Memorando Circular pode ser localizado no arquivo e preencher todos os requisitos necessários de sinais de validação.

Análise Diplomática

Em nossa última aula, o professor André nos propôs realizar uma análise com um dos documentos que foram disponibilizados pelo CEDOC. O grupo ARK escolheu um boletim. Logo abaixo, nossa análise:


Espécie: Boletim de projeto/atividade.

Função: Expor as despesas necessárias para a manutenção de um projeto/atividade, assim como as justificativas das despesas.

Principais características: identificação do setor responsável pelo projeto/atividade, identificação do projeto/atividade, assinatura,numeração, código, tabela de despesas, tabela de justificativa de despesas, descrição do projeto, sumário de atividade e metas a serem cumpridas.

Sinais de validação: código de registro, assinatura de autoridade competente, indicação da seção de origem e data de início e término do projeto.


Grupo ARK: Amanda Dall'Ora, Keyciane Araújo, Rachel Evangelista.

quinta-feira, 15 de setembro de 2011

Les Documents constitutifs


Documento constitutivo - Definição

  • O documento emitido pelo Estado usado para formalizar a existência de uma pessoa moral especificando os seus direitos e obrigações.
  • Os termos documento constitutivo e ato constitutivo designam a mesma coisa
  • A existência e os termos legais da empresa baseiam-se essencialmente nos documentos constitutivos
  • A natureza dos documentos pode variar dependendo do tipo de negócio da empresa e sob a lei em que ela foi construída

Documentos constitutivos da Província de Québec:

  1. Cartas de patente: Emitidas pelo Estado para mostrar a formação de uma organização, especificando os direitos, privilégios e obrigações.
  2. Estatutos de constituição: Formulário necessário para se tornar conhecida uma pessoa moral.
  3. Certificado de Incorporação: Ato do nascimento de uma corporação.
  4. Declaração de registro: Formulário para coletar informações sobre as atividades e
    gestão de uma empresa. Usados ​​para agrupar informações sobre as organizações em Québec.
  5. Regimento geral: Conjunto de regras que governam a organização eo funcionamento de uma empresa e um grupo organizado.
  6. Contrato de parceria: Para aqueles que não têm os atributos de uma pessoa moral, vincula as partes que decidem se engajar em uma atividade, incluindo a operação de um negócio, contribuindo, compartilhando conhecimento, propriedade ou atividades e também os benefícios.
  7. Livro da companhia e seus registros: Contém informações sobre as operações da corporação e as mudanças em sua estrutura.

sábado, 10 de setembro de 2011

Les Documents Essentiels


Os documentos essenciais devem assegurar a sobrevivência da organização e por isso é fundamental protegê-los das:

  • Catástrofes naturais (fogo, inundação, raios, desabamentos, etc.)
  • Catástrofes "causadas por humanos" (vandalismos, roubos, sabotagens, problemas técnicos, tiroteios, etc.)
É de responsabilidade do arquivista gerenciar os recursos informacionais de uma organização. Essa responsabilidade compreende a identificação, a seleção e a proteção dos documentos essenciais e dos fundos documentais, para que a empresa possa continuar com as suas obrigações operacionais antes e depois de situações de urgência.

Para garantir a proteção dos documentos essenciais, faz-se necessário um programa de gestão desses documentos. Esse programa compreende políticas, planos, procedimentos e recursos humanos e financeiros, e o programa deve constar dentro das atividades de gestão de informação da empresa.

Por que um programa?

  • Assegurar a manutenção dos serviços essenciais
  • Proteger os direitos legais e financeiros da organização

Para se fazer o programa de urgência deve-se considerar:

  • Avaliação dos recursos disponíveis
  • Apoio da diretoria da empresa
  • Prevenção
  • Preparação da equipe
  • Recolhimento de recursos informacionais
  • Preparação do plano
  • Ferramentas arquivísticas disponíveis
  • Estabelecimento de prioridades de backup
  • Prever medidas suplementares
  • Definir modos para recuperar a informação
  • Não esquecer de implementar medidas a longo prazo

Como identificar um documento essencial? Faça as perguntas...

  • Quais funções a instituição será incapaz de realizar se esses documentos forem destruídos?
  • Quais serão as consequências para a instituição se esses documentos forem destruídos?
  • Os clientes, os empregados, perderão direitos importantes ou serão confrontados à outras repercussões nefastas se esses documentos forem perdidos?
  • Quais documentos devem ser preservados para responder às necessidades de outras instituições?
Uma vez identificados, deve-se saber como fazer para substituir esses documentos (e se eles podem ser substituídos) e também, caso seja necessário, quanto tempo e dinheiro precisariam ser gastos para reconstituir esses documentos.

Quais tipos de documentos são classificados como essenciais?

Não existe uma lista completa ou oficial de documentos essenciais... Mas existem alguns tipos que frequentemente aparecem nessa lista :
  • As principais políticas operacionais
  • Acordos legais, protocolos jurídicos
  • Organogramas
  • Contratos de locação
  • Documentações dos sistemas informáticos essenciais
  • Contas a receber e contas a pagar
  • Folha de pagamento e registro de pessoal
  • Documentos exigidos por lei
  • Planos de segurança e sistema de informação








sexta-feira, 9 de setembro de 2011

Documentos Típicos de Universidade

1) Diploma de Graduação
Regulamentação: Lei nº 9.494/1996, disponível em:
https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L9394.htm
Registro de diplomas:
http://portal.mec.gov.br/index.php?d=14384&option=com_content&view=article
Resolução MEC n.º 12 dezembro 2007, disponível em:
www.portal.mec.gov.br/cne/arquivos/pdf/2007/rces012_07.pdf
2) Cadastro de Monitoria
Documento disponível em:
http://www.unb.br/administracao/decanatos/deg/downloads/monitoria/form_grad.doc
Regulamentação:
Resolução CEPE/UnB nº 008/90, disponível em:
http://www.fe.unb.br/arquivos/sistema-de-monitoria/at_download/file
3) Termo de Autorização para Publicação de Teses e Dissertações Eletrônicas
Documento disponível em:
http://www.unb.br/administracao/decanatos/dpp/croforedi/TAPTDE.pdf
Regulamentação:
Lei nº 9.910/1998 - Consolida a legislação de Direitos autorais, disponível em:
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L9610.htm

Será que ele é? [documento de arquivo]


Assim como afirmado por Ana Celeste Indolfo: “documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar".
O documento reflete uma realidade, podendo essa ter vários significados tanto para o produtor, quanto para quem a armazena. O contexto do documento exprime sua existência e seu significado. Não se deve, ressalta-se nesse caso os documentos tridimensionais e pessoais, analisá-lo meramente por sua aparência externa. É necessário que haja avaliação mais profunda, rebuscada e que se tenha conhecimento do fundo arquivístico. Pois a entidade ou a pessoa obtém no momento da produção além do resultado da atividade, o objetivo.
O conceito de documento arquivístico abrange a informação registrada, independente da forma ou do suporte , produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. No caso analisado, os documentos foram acumulados por uma pessoa (física), podendo esses documentos até mesmo serem classificados como uma coleção, reunião de objetos de uma mesma natureza (Dicionário Priberam Virtual). Alguns lenços possuíam as mesmas características, porém eram provenientes de contextos e situações distintas. Mesmo possuindo o mesmo formato, cor e estampa, material a razão da acumulação de cada um era distinta. Alguns, que os chamaremos de originais, foram presentes ou conquistas em diferentes grupos de escoteiros. Outros, que os chamaremos de cópias originais, eram substitutivos aos originais em situações específicas, no desejo e necessidade do proprietário. Comparação similiar cabe aos arganéis, que podem ser de formatos diversos, com características específicas desempenhando, em todos os casos a função de “prender o lenço”. Por último, é interessante a observação entre a importância dada ao objeto para quem o elabora e para o destinatário final, como no caso da campanha publicitária com o preservativo, a placa de carro, e até mesmo o licenciamento de registro.


INDOLFO, Ana Celeste et al. Gestão de documentos: conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1995
www.priberam.pt . Acessado em 30/08/2011 às 23:50


Documentos escolhidos:

Trancamento Geral de Matricula

http://vsites.unb.br/ft/ft/atualizacao/CCG/ccg12.htm

Frequência de Aluno

Ato da Reitoria


The Docs Group
Bruno Souza, Bruno Corsino, Lucas Alves, Luiz Fernando, Felipe Junio

As semelhanças enganam!


Para um arquivista conhecer um determinado tipo de documento é necessário, acima de tudo ,que ele conheça a instituição, estude como foi criada, leia seu regimento interno e outras regulamentações que mostre como ela funciona. Isso faz com que certos tipos de documentos que para ele não aparente nenhum significado, mostre o seu valor real, a exemplo o que foi visto em sala de aula sobre os escoteiros, para um arquivista desinformado, os lenços seriam todos iguais e os arganéis não teriam nenhum valor como prova de alguma atividade.


Outro ponto interessante foi a forma com devemos respeitar o principio da proveniência.Para o arquivista alem da importância do documento também é importante conhecer o contexto em que o documento está inserido. No mesmo exemplo havia 2 lenços idênticos, aparentemente com as mesmas funções, mas com proveniência diferente, um era um presente de um amigo, possuía um valor sentimental e o outro um lenço qualquer para o dia-a-dia. O mesmo com as camisinhas uma era de publicidade arquivística e outra uma campanha de saúde pública, mas o que seria proveniência, Segundo Bellotto a procedência consiste em deixarem agrupados, sem misturar a outros, os arquivos (documentos de qualquer natureza) provenientes de uma administradão, de um estabelecimento ou de uma pessoa física ou jurídica determinada (BELLOTTO).


No mesmo exercício foi observado diverso tipos de documentos aleatórios, alguns falaram que era documento de arquivo e outro não. Novamente é necessário conhecer o contexto da documentação, um documento pode ter perdido o seu valor administrativo, exemplo quando uma pessoa falece a carteira de identidade perde o seu valor, mas para outra pessoa essa carteira de identidade pode tornar um documento para o seu arquivo pessoal pelo falto de ter um valor sentimental.

The Docs Group
Bruno Souza, Bruno Corsino, Lucas Alves, Luiz Fernando, Felipe Junio






















Grupo Doente


Programa de Iniciação Científica da Universidade de Brasília (ProIC/DPP/UnB)
Edital ProIC/DPP/UnB - Pibic(CNPq) 2009/2010
Disponível em: http://www.unb.br/administracao/decanatos/dpp/dific/croedires/edital_ProIC_2009_2010.pdf
Acesso: 09/09/2011.

Formulário de Solicitação de Admissão como Aluno Especial na Pós-Graduação
Disponível em: http://www.unb.br/administracao/decanatos/dpp/croforedi/Formulario_recibo_aluno_especial_PG.pdf>
Acesso: 09/09/2011.

FORMULÁRIO DE INSCRIÇÃO PARA O MESTRADO
Disponível em: http://www.unb.br/posgraduacao/stricto_sensu/editais/12011/edital_cienciainformacaoMD_12011.pdf
Acesso: 09/09/2011.

Grupo Doente: Arthur Vaz, Hélio Jr., Roberta Xavier e Stella Vaz.

Documentos de Universidade








Atos da reitoria:
http://www.unb.br/transparencia_unb/portal/transparencia/downloads/atos_oficiais/2011_Resolucoes_da_Reitoria.pdf


Solicitação de matrícula em disciplinas para alunos especiais:
http://www.unb.br/estude_na_unb/formas_de_admissao/aluno_especial



Edital de processo Seletivo de Programa de Pós-Graduação:


http://www.unb.br/administracao/decanatos/dpp/legislacao/res_cpp_001-2006.pdf




Grupo ARK, composto por:
Amanda Dall'Ora, Keyciane Santos, Rachel Evangelista.