Trabalho Final - Ogrupo

Depois de visistas ao CEDOC e de todas as atividades preparatórias, apresentamos aqui o trabalho final do nosso grupos.

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OBS: Após discussão em sala, optamos por atualizar nosso trabalho com as questões levantadas durante a apresentação e corrigir algumas informações.

Ogrupo: Paulo Cavalcanti, Ananda Moretti, Rafael Carvalho

Visita ao CEDOC 18/11

A visita ao arquivo onde se encontrava o documento (Formulário de Solicitação de Admissão como Aluno Especial na Pós-Graduação), foi realizada no dia 18 de novembro de 2011. Primeiramente, fomos a SAA para conseguir uma cópia do documento, que deveria estar em sua fase corrente. No entanto, o arquivista responsável por essa documentação estava viajando.

Devido ao imprevisto, optamos por pegar um exemplo deste documento no CEDOC, que estava no arquivo intermediário. Conversamos com uma arquivista do CEDOC, Gláucia, que nos tirou dúvidas, nos passou informações a respeito do documento em si e nos conseguiu uma cópia de um processo de admissão de um aluno especial, onde se encontram todos os documentos necessários para a admissão, incluindo o formulário original.

A seguir estão as fotos da nossa ida a SAA, ao CEDOC, do nosso encontro com a Gláucia e da ficha que preenchemos para obtermos a cópia do processo, com as respectivas data e assinatura.

Ogrupo: Paulo Cavalcanti, Ananda Moretti, Rafael Carvalho

Exercício de análise tipológica

Como nosso grupo se adiantou e já fez a atividade proposta em sala (21/10) sobre um a criação de um modelo ideal com base nos outros apresentados, apresentaremos portanto o passo anterior, com a análise tipológica do nosso documento (Formulário de solicitação de admissão como aluno especial da UnB) com base nos modelos: Grupo de Madri; Duranti; Partidos e Associações Políticas Brasileiras; Conarq.

Grupo de Madri

Denominação: Formulário de solicitação de admissão como aluno especial da UnB

Definição: Documento que faz a solicitação por parte do aluno ao Departamento a admissão como aluno especial em determinada disciplina oferecida pela instituição.

Classe: Textual

Suporte: Papel

Formato: Formulário

Forma: Original

Unidade produtora: Universidade de Brasília (UNB)

Destinatário: Aluno requerente

Legislação: Edital DEG-Cespe "Normas para Admissão" e Resolução CEPE nº 01/2009, de 6/01/2009.

Trâmite: Encaminhado ao SAA (Secretaria de Adminsitração do Aluno) para registro efetivo, após ser aprovado pelo colegiado departamental.

Documentos básicos que compõem o processo: Formulário de colicitação de admissão como aluno especial, histórico escolar,

documentos de identificação (CPF, RG)

Conteúdo: Identificação do requerente, assinaturas dos responsávies pelo trâmite e datas das assinaturas.

Destinação: Arquivo permanente

Acesso: Público.

Conarq

Cor: Branca

Via: Única original

Formato: Formulário

Utilização: Secretaria de Adminsitração do Aluno (SAA)

Código do assunto: ver plano de classificação do Conarq

Resumo do assunto: Solicitação por parte do aluno ao Departamento a admissão como aluno especial em determinada disciplina oferecida pela instituição.

Data: data da solicitação, de encaminhamento ao colegiado, do deferimento ou não pelo colegiado, de recebimento pelo SAA,

de matrícula na disciplina

Espécie: formulário de solicitação de aluno especial

Remetente: Aluno requerente

Destinatário: Secretaria de Adminsitração do Aluno (SAA)

Duranti

Suporte: Papel

Escrita: Formulário de solicitação por parte do aluno ao Departamento a admissão como aluno especial, com parecer do colegiado departamental, assinaturas dos responsáveis, mais anexos de documentos pessoais

Linguagem: Estilo formal

Signos especiais: Logo da UNB

Anotações: Assinaturas e carimbos de encaminhamento ou aprovação dos resposáveis pelo trâmite.

Protocolo: Impressão do formulário pela internet, colegiado departamental, SAA

Texto: Cabeçalho contendo identificação do documento e da instituição, campo de solicitação com assinatura do requerente, espaço para exposição dos motivos e código da disciplina, campo de encaminhamento para assinatura e carimbo do colegiado, parecer do colegiado com deferimento ou não da solicitação, campo para assinatura do SAA e espaço para anotações extras (taxas, processamento).

Escatocolo: Assinado e datados pelos funcionários do SAA e professores do colegiado departamental.

Pessoas: Colegiado departamental, funcionários do SAA

Qualificação das pessoas envolvidas: Servidores da universidade e professores do departamento da disciplina.

Tipo de ato: Continuativo

Nome do ato: Solicitação de admissão como aluno especial da UnB

Relação entre documento e procedimento: Inicia a solicitação e trâmite do processo de matrícula do requerente como aluno especial.

Tipo de documento: Formulário de solicitação

Descrição diplomática: Documento que faz a solicitação por parte do aluno ao Departamento a admissão como aluno especial em determinada disciplina oferecida pela instituição.

Partidos e Associações Políticas Brasileiras

Denominação original: Formulário de solicitação de admissão como aluno especial da UnB

Local: Universidade de Brasília (UNB)

Data: data da solicitação, de encaminhamento ao colegiado, do deferimento ou não pelo colegiado, de recebimento pelo SAA, de matrícula na disciplina (caso solicitação seja aceita)

Gênero: Textual

Suporte: papel

Formato: formulário

Produtor: Universidade de Brasília (UNB)

Entidade: Universidade de Brasília (UNB)

Organismo: Secretaria de Adminsitração do Aluno (SAA)

Conteúdo: Apresentação de proposta de curso presencial de extensão

Objetivo/Função: Matricular reqeuerente como aluno especial em uma disciplina oferecida por um dos departamentos de graduação ou pós-graduação da UNB.

Público-Alvo: Alunos de graduação ou pós.

Instituição: Universidade de Brasília

Acervo: SAA – Arquivo Permanente

Notação (código de acesso): ver plano de classificação.

"Ogrupo": Paulo Cavalcanti, Ananda Moretti, Rafael Carvalho

Atividade proposta em sala de aula (21/10) pelo professor.

Exercício de análise tipológica (21/10)

A partir dos conehcimentos adquiridos através da leitura dos textos recomendados pelo professor e dos modelos apresentados pelos autores, fizemos a análise de tipologia do nosso documento: o Formulário de solicitação de admissão como aluno especial da UnB. Por apresentarem características muito semelhantes quanto ao conteúdo das informações que pedem e para evitar a repetição desnecessária desses dados, optamos por fazer uma análise única baseada nas características dos quatro modelos.

Tipo Documental: Formulário de solicitação de admissão como aluno especial da UnB

Definição: Documento que solicita junto ao depertamento do curso, a admissão de um aluno em aula da instituição.

Data: Data da solicitação, do encaminhamento ao colegiado departamental, do parecer do colegiado, da verificação do DAA e do registro do aluno.

Elementos Externos

Suporte: Papel

Formato: Documento simples, em folha A4

Forma: Cópia

Linguagem: Textual

Escrita: Orientação horizontal

Elementos Internos

Produtor: Universidade de Brasilia - UnB

Objetivo: Registrar estudante como aluno especial da UnB

Público-alvo: Requerente e UnB.

Destinatário: Aluno requerente

Legislação: Edital DEG-Cespe "Normas para Admissão" e Resolução CEPE nº 01/2009, de 6/01/2009.

Trâmite: Encaminhado ao SAA (Secretaria de Adminsitração do Aluno) para registro efetivo, após ser aprovado pelo professor da disciplina em questão.

Conteúdo: Informações sobre o aluno, parecer do colegiado departamental e verificação do DAA.

Sinais Especiais: Logo e timbre da UnB, carimbos e assinaturas dos responsáveis.

Atividade proposta em: http://diplomaticaetipologia.blogspot.com/2011/10/tipologia-aplicada.html

"Ogrupo": Paulo Cavalcanti, Ananda Moretti, Rafael Carvalho

Análise do documento: Formulário de solicitação de admissão como aluno especial

De acordo com os conceitos definidos por Luciana Duranti, a autenticidade de um documento se dá em três níveis: diplomaticamente, juridicamente e historicamente.

A autenticidade diplomática pode ser comprovada através de pontos como: ter a estrutra de um formulário oficial da UnB (inclusive disponível para download no site da instituição), ter o timbre da universidade e conter assinaturas dos profissionais competentes para validação do processo, no caso, do colegiado departamental e do DAA. Uma possível falsificação poderia ser feita utilizando uma cópia exata do documento e assinaturas e carimbos falsos dos responsáveis.

A autenticidade jurídica é comprovada através do fato de que as informações contidas no formulário (dados do aluno, assinaturas e carimbos dos funcionários da instituição) correspondem com os demais documentos pedidos no processo. A falsificação se daria através do preenchimento do formulário com informações falsas, incluindo, mas não restrito às assinaturas e carimbos dos funcionários

A autenticidade histórica é comprovada através do aval dado pelo profissional competente, em data claramente determinada também no documento, mostrando que o fato (a solicitação do aluno e seu trâmite legal) ocorreu em determinado tempo e local. A falsificação pode ocorrer ao ser preenchido com data diferente daquela em que ocorreu realmente a reunião ou o fato em questão que ela atesta.

Atividade proposta em: http://diplomaticaetipologia.blogspot.com/2011/10/atividade-relampago.html

"Ogrupo": Paulo Cavalcanti, Ananda Moretti, Rafael Carvalho

Exercício sobre documento constitutivo

O documento escolhido pelo grupo foi o Formulário de Solicitação de Admissão como Aluno Especial, que, de acordo com a definição dada pela UnB, caracteriza-se como a: "Forma pela qual a UnB admite o ingresso de aluno interessado em cursar disciplinas isoladas, sem constituir vínculo com qualquer curso de graduação da Instituição."

De acordo com o trâmite documental do formulário e da função para qual ele foi criado, chegamos a conclusão de que o caráter constitutivo do documento, se faz valer levando-se em conta os demais documentos pessoais do aluno, anexados ao fomulário, que comprovam a legalidade das informações contidas no mesmo e constituem parte do processo da inscrição do aluno. Processo esse que cumpre sua função legal, ao ser encaminhado ao SAA (Secretaria de Adminsitração do Aluno), após ser aprovado pelo professor da disciplina em questão.

O formulário tem ligação direta com os seguintes documentos da UnB: Edital DEG-Cespe "Normas para Admissão" e Resolução CEPE nº 01/2009, de 6/01/2009; que são documentos que compõe a legislação básica para o ingresso de aluno especial na UnB.

Atividade proposta em: http://diplomaticaetipologia.blogspot.com/2011/09/les-documents-constitutifs_30.html

Ogrupo: Paulo Cavalcanti, Ananda Moretti, Rafael Carvalho

Exercício sobre o filme Duplicity

Com base nas orientações dadas no blog http://diplomaticaetipologia.blogspot.com e no roteiro do filme Duplicity, escolhemos o documento chave da trama do filme: a fórmula da loção capilar que seria patenteada pelas empresas especializadas no ramo e alvo dos espiões inerpretados por Julia Roberts e Clive Owen.

A imagem abaixo foi tirada especificamente da cena do filme em que ela aparece pela primeira vez, dentro do envolope original da empresa Burkett & Randle que contém a fórmula de criação do Partizonol 6.1 a ser patenteada pela empresa:

No decorrer do filme, o espião Ray Koval, interpretado por Clive Owen, rouba uma cópia do documento ao mandar através de uma fotocopiadora, ligada em rede, à empresa rival, também interessada na fórmula. A imagem abaixo ilustra o documento enviado por Koval (apenas a folha principal, sem o envolope):

O documento enviado tem a mesma autencidade e veracidade daquele da primeira foto?

Atividade proposta em: http://diplomaticaetipologia.blogspot.com/2011/10/duplicity.html

O Grupo: Paulo Cavalcanti, Ananda Moretti, Rafael Carvalho

Atividade: Dinâmica no Cedoc. Grupo ogrupo: Ananda, Paulo e Rafael

A atividade do CEDOC do dia 23/09/2011 foi feita junto ao grupo do Blog Rock, Memória e História, Segue o Link da atividade: http://rockmh.blogspot.com/2011/09/dinamica-no-cedoc-1.html

Análise do documento do Cedoc do Grupo "ogrupo": Rafael, Ananda e Paulo

O Documento que foi analisado pelo grupo, foi uma programação de férias de alguns servidores da Universidade de Brasília. As características e definições encontradas para a espécie documental serão descritas a seguir:

Nome da Espécie: Programação de Férias

Características da Espécie: O documento tem que seguir o padrão: Suporte Papel, impresso em tipo folha A4, formato paisagem.

Em seguida, um cabeçalho contendo as seguintes informações: Identificação do órgão emissor, número da folha e total de folhas, código identificador do documento, Centro de Custo, referência do processo, unidade de Categoria dos listados e fonte de recursos. No corpo do documento devem constar a lista de nomes dos servidores do órgão com suas respectivas matrículas, cargos, período de férias, situação das férias, saldo dos dias, período de gozo e período de aquisição. Ao final do documento deve haver uma área de autenticação para as devidas validações e aprovação do setor de recursos humanos ou pessoal da instituição, com a data em que o documento foi validado

Sinais de Validação: Identificador do Órgão Emissor. Estar de acordo com o formato da espécie. Assinatura do Informante. Da chefia do setor de pessoal. Assinatura do Diretor e do chefe. Respectivas datas das assinaturas

Exercício 02/09

O exercício realizado em sala na sexta-feira (02/09) consistia em analizar diversos objetos e determinar quais poderiam ser considerados documentos arquivísticos. Em uma mesa, estavam espalhados objetos relacionados à escoteiros, como lenços diversos; e, em uma segunda mesa, havia objetos diversos como placas, canetas, preservativos, etc.

Após um debate inicial entre os alunos, o professor André expôs alguns pontos para consideração: entre os lenços, haviam aqueles visualmente idênticos, mas que exerciam funções diferentes - um era guardado em seu arquivo como lembrança simbólica, e outro, similar, que era usado no dia-a-dia de escoteiro. Além disso, levantou-se também a questão da proveniência, já que também foram encontrados lenços iguais, mas que faziam parte de coleções ou arquivos de pessoas diferentes, portanto, não podendo ser tidos, de um ponto de vista arquivístico, como realmente iguais. Também é importante ressaltar a diferença entre documento arquivístico e documento diplomático. Segundo alguns autores da área de Arquivologia e segundo o próprio arquivo Nacional, o documento arquiívstico é um documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. Já um documento convencional, pode ser qualquer objeto ou informação registrada em suporte que expresse ou informe algum conhecimento ou expressão humana.

Na mesa dos objetos diversos, a principal dificuldade para estabelecer qual objeto poderia ser um documento arquivístico veio pela falta de um histórico e um contexto claro em relação a cada objeto, ressaltando assim a importância de se ter um contato mais aprofundado com o a história e a função que exerce o fundo em que se está analisando, para não correr o risco de interpretar errôneamente o papel de cada documento contido nele.

Conclui-se assim, que para se diferenciar um documento arquivístico de um documento convencional, é necessário se conhecer o contexto da criação do documento, junto ao valor agregado após o exercício de sua função pela qual foi criada. Sendo assim, a organicidade, a função e o valor agregado são conceitos a se considerar em uma análise mais profunda de um documento ou objeto arquivístico ou não.

Os documentos a serem analisados, no CEDOC, que escolhemos, por caracterizarem um bom exemplo de documentos arquivísticos, foram:

Lista de Frequencia de Servidor.

Cópia de Ato da Reitoria

Ato Original da Reitoria

O Grupo: Paulo Cavalcanti, Rafael Carvalho, Ananda