Na aula passada (23/09) a turma de Diplomática e Tipologia Documental realizou uma atividade de identificação do acervo do Centro de Documentação da UnB (CEDOC/UnB). Contudo, tal como abordado na leitura da anedota “Os cegos e o elefante”, cada integrante dos grupos teria acesso, inicialmente, a apenas uma pequena parte do todo. Cada integrante assumiu funções diferentes para visualizar as partes do CEDOC, sendo que um o observador do Arquivo Permanente, outra o observador do Arquivo Intermediário, um investigador, um analista tecnológico e um jornalista. Cada um desses obteve determinadas informações do CEDOC e, ao final, com o auxílio de um questionário, os integrantes uniriam as pistas para construir o esboço do Centro de Documentação. Seguem as conclusões:
O CEDOC foi criado em agosto de 1986, pelo Ato da Reitoria Nº 345/86, e com a edição da Resolução do Conselho Diretor nº 044/88, de 28 de novembro de 1988, passou a Órgão Suplementar constituído como Centro de Custo. O CEDOC é órgão de assessoramento da Administração Superior da Universidade de Brasília. Tem por finalidade recolher, preservar e garantir o acesso aos documentos arquivísticos de valor permanentes produzidos e acumulados pelas áreas meio e fim da Fundação Universidade de Brasília (FUB), bem como aos bens culturais históricos, constituindo-se em instrumento de apoio à administração, à cultura, à história e ao desenvolvimento científico e tecnológico.
O espaço físico do CEDOC está dividido em: secretaria, sala da pesquisa histórica, sala de consulta, sala dos arquivistas, sala de reuniões, Arquivo Intermediário e Arquivo Permanente. Os principais usuários são servidores das diversos centros de custos da UnB.
No Arquivo Intermediário constam as seguintes espécies documentais: dossiê, ato da reitoria, projeto, correspondência, resolução, formulário, termo, entre outros. Já com relação às principais funções destacamos: registros funcionais, registro de reuniões, especificação técnica, comunicação interna e externa, normatização, registro de atividades, termo de responsabilidade, etc.
No Arquivo Permanente constam as seguintes espécies documentais: dossiê, ato da reitoria, ata, resolução, planos, projeto, relatório, processo, resolução, formulário, entre outros. Já com relação às principais funções destacamos: registros funcionais, normatização, registro de reuniões, especificação técnica, registro de atividades, etc.
Os principais tipos documentais são: atos da reitoria, dossiês funcionais, dossiês contábeis, processos administrativos, processos judiciais, processo seletivo, relatório de atividades, cronograma de eventos, memorandos de solicitação ou de comunicação, oficio de solicitação ou comunicação.
Sugestão de Plano de Classificação: Em função da reduzida amplitude de visão que tivemos durante a realização da atividade, propomos a seguinte estrutura de um plano de classificação de documentos do CEDOC:
Plano de Classificação
Área Meio:
1. Administração
1.1 – Organização, regulamentação e funcionamento
1.1.1 -Regimento da UnB
1.1.2 - Atos Deliberativos
1.1.3 - Atos Testemunhais (Atas, Relatórios de Atividades)
1.1.4 - Atos Informativos (Projetos, Planos de Trabalho, Plano de Metas, Ação)
2. Recursos Humanos
2.1 – Legislação de pessoal (Instruções normativas, procedimentos)
2.2 – Movimentação de Pessoas
2.2.1 - Concurso Público
2.2.2 - Assentamentos. Pastas. Dossiês. Prontuários Funcionais
2.2.3 - Admissão, Aproveitamento, Contratação, Nomeação, Recondução, Reintegração.
2.2.4 - Demissão, Rescisão, Contratual
3. Recursos Materiais e Patrimoniais
3.1 – Aquisição e Movimentação de Bens
3.1.1 – Licitação
3.1.1 – Editais
3.1.2 - Processos
3.2 - Termo de Responsabilidade
3.3 - Inventários de Almoxarifado e Bens Patrimoniais
3.4 – Veículos
3.5 – Obras
4. Contabilidade e Financeiro
4.1 - Fluxo de Recursos Financeiros
4.1.1 - Movimento Diário
4.1.2 - Livros Contábeis
4.1.3 – Prestação de contas
Área Fim:
5 - Ensino, Pesquisa e Extensão
5.1 - Cursos de graduação
5.1.1 - Concepção, organização e funcionamento
5.1.1.1 - Projeto pedagógico dos cursos
5.1.1.2 - Criação de cursos
5.1.1.3 - Extinção de cursos
5.1.2 - Vida acadêmica dos alunos
5.1.2.1 - Ingresso
5.1.2.2 - Transferência
5.1.2.3 - Trancamento
5.1.2.4 – Desligamento
5.1.2.4 - Avaliação acadêmica
5.1.2.5 - Diploma
5.2 - Cursos de pós-graduação
5.2.1 - Concepção, organização e funcionamento
5.2.1.1 - Projeto pedagógico dos cursos
5.2.1.2 - Criação de cursos
5.2.1.3 - Extinção de cursos
5.2.2 - Vida acadêmica dos alunos
5.2.2.1 - Ingresso
5.2.2.2 - Transferência
5.2.2.3 - Trancamento
5.2.2.4 – Desligamento
5.2.2.4 - Avaliação acadêmica
5.2.2.5 - Diplomas
O que poderia mudar?
Criação, implantação de sistema de gerenciamento documental. Padronização dos espelhos das caixas-arquivo, redistribuição dos espaços e tratamento da informação.
Grupo Imobiliarq (Frederico, Helen, Isabella, Rudney) e Barbara.
