TRABALHO FINAL: Processo de Revalidação de Diplomas de Pós - Graduação

Depois de um longo semestre de atividades, com inúmeras postagens e um estudo sobre o nosso documento, chegamos ao nosso trabalho final.

Colocamos as informações sobre o referido documento em um site. Clique aqui para acessar o site.

Comprovante da visita ao CEDOC

Em referência ao post Novos ajustes de cronograma e atividades, onde propõe como atividade que cada grupo tem que provar que esteve no CEDOC, não especificando quantos do grupo, o membro Pedro Souza compareceu para tirar algumas dúvidas, visto que o grupo já havia buscado informações sobre o "documento pra chamar de seu" escolhido, porém, como faz algum tempo e ainda não tinha essa atividade proposta, não tiveram documentos para provar que estiveram na UnB em busca de tais informações.

Como a maioria dos grupos postamos uma imagem que comprove a visita no dia 17/11/2011.

A colaboração continua!

Novo post de Pedro Souza, colaborador do blog Rock, Memória e História, com o título "Tattoo é documento?". Clique no link para acessar!

Solicitação de Abono de Falta

No dia 27 de outubro, durante a palestra da semana de Arquivologia, o Prof. Dr. André Lopez encaminhou para os alunos um e-mail informando que quem provar, por meio de documentos, que esteve na palestra das professoras doutoras Heloísa Liberalli Bellotto e Lídia Alvarenga e participação, não programada, de Nilza Teixeira Soares terá uma falta abonada.

Na aula do dia 28/11 discutimos a respeito da documentação que provava a presença de alguns alunos e, em sala, elaboramos um documento para fazer a solicitação do abono. Segue minha solicitação.

ANEXO

Pedro Souza

Atividade proposta em sala.

Na aula do dia 21/10 o professor André Lopez propôs uma atividade que não foi postada no blog Diplomática e Tipologia Documental – UnB, que consiste em criar um modelo de análise utilizando elementos dos modelos estudados em sala. Como o documento tema de nosso trabalho é um processo composto por vários documentos, decidimos utilizar apenas um para esta atividade: a cópia do diploma.

1. Caracteres Internos

1.1. Denominação Original: Diploma de Mestrado ou Doutorado cursado em IES estrangeira.

1.2. Local: Instituição de Ensino que o referente se formou.

1.3. Data: Data da emissão do diploma

2. Caracteres externos

2.1. Espécie: Diploma

2.2. Gênero: Textual

2.3. Suporte: Papel

2.4. Formato: Folha

2.5. Forma: Cópia

2.6. Via: Única

3. Instituição Produtora: IES em que o requerente se formou

4. Instituição Receptora: UnB

4.1. Legislação Aplicável: A legislação referente a tal processo na época em que o requerente se formou.

4.2. Trâmite: Expedição > Tramite do processo ao qual está inserido > Arquivamento

5. Sinais Especiais: O diploma pode possuir o logotipo da IES, timbre e assinaturas.

6. Grau de sigilo: Ostensivo

Parceria firmada!

Há algumas semanas um dos membro desse grupo, Análise minuciosa, começou a discutir uma possível participação no blog Rock, Memória e História e hoje, 28, como colaborador, Pedro Souza fez sua primeira postagem.

Para visualizar a postagem clique aqui ou acesse: http://rockmh.blogspot.com/

Tipologia, nós analisamos!

Para a atividade proposta, Tipologia aplicada, analisaremos apenas um item documental, visto que o documento para chamar de seu que escolhemos é o processo de revalidação de diploma de pós-graduação. Dentre os vários documentos para abrir esse processo escolhemos a cópia do diploma do requerente para realizar essa atividade.

GRUPO MADRI

Informações necessárias para análise tipológica:

1. Tipo Documental:

1.1. Denominação: Diploma de Pós-Graduação

1.2. Definição: Documento oficial assinado por autoridade competente, que atesta um fato: um certificado de conclusão de curso.

1.3. Caracteres Externos:

- Classe: Textual

- Suporte: Papel

- Formato: Documento simples

- Forma: Cópia

2. Oficina Produtora: Instituição de Ensino que o requerente se formou

3. Destinatário: Requerente

4. Legislação: Legislação vigente do país no período que o requerente se formou

5. Tramite: Solicitação > Expedição > Registro

6. Informações básicas que compõem o expediente:

- Dia, mês e ano de expedição.

- Informações sobre: certificado de que, pessoa, ano, entidade.

7. Conteúdo: Informações sobre pessoas

DURANTI

As informações necessárias para a análise tipológica dos documentos são: Suporte, Escrita, Linguagem, Sinais especiais (timbres, assinaturas), Anotações nas fases: corrente (autuação, registro), gestão (disposição, assunto) e administrativa (número de registro, classificação).

1. Suporte: Papel

2. Escrita: Orientação horizontal. logotipo da instituição.

3. Linguagem: Texto

4. Sinais Especiais: Logotipo, timbre, assinatura.

5. Anotações:

ANÁLISE PARTIDOS POLÍTICOS

Identificação (Denominação Original, Local, Data), Caracteres Externos (Gênero, Suporte, Formato), Caracteres Internos (Produtor, Conteúdo, Objetivo, público-alvo).

1. Identificação

1.1. Denominação Original: Diploma de Mestrado ou Diploma de Doutorado

1.2. Local: Instituição de Ensino que o requerente se formou

1.3. Data: Data de emissão

2. Caracteres Externos

2.1. Gênero: Textual

2.2. Suporte: Papel

2.3. Formato: Folha

3. Caracteres Internos

3.1. Produtor: Instituição de Ensino que o requerente se formou

3.2. Conteúdo: Certificação de conclusão de pós-graduação

3.3. Objetivo: Certificar a conclusão de curso de pós-graduação

3.4. Público-alvo: Requerente e sociedade em geral

GARCIA

Análise Tipológica:

Denominação, Definição, Caracteres Externos (Gênero, Suporte, Formato, Forma), Entidade Produtora, Entidade Receptora, Legislação Aplicável Mais Relevante, Trâmite Para Sua Expedição e Vigência: vigência administrativa do conteúdo e vigência cronológica; conteúdo, Ordenação da serie, séries relacionadas e comentário arquivístico.

Na analise diplomática, é estudado o protocolo, corpo do texto, junto com um comentário diplomático.

1. Análise Tipológica

1.1. Denominação: Diploma de Graduação

1.2. Definição: Documento oficial assinado por autoridade competente, que atesta um fato: um certificado de conclusão de curso.

1.3. Caracteres Externos:

Gênero: Textual

Suporte: Papel

Formato: Folha

1.4. Entidade Produtora: Instituição de Ensino que o requerente se formou

1.5. Entidade Receptora: Requerente

1.6. Legislação Aplicável: Legislação vigente do país no período que o requerente se formou

1.7. Tramite: Solicitação > Expedição > Registro

1.8. Vigencia Administrativa: -

1.9. Vigência Cronológica: -

1.10. Conteúdo: Certificação de conclusão de pós-graduação

2. Analise Diplomática

2.1. Protocolo: -

2.2. Corpo de texto: Certificado de conclusão de curso de pós-graduação o requerente, atestado pelo reitor da instituição de ensino que o requerente se formou.

2.3. Comentário Diplomático: Estrutura, forma e corpo do texto correspondem as exigências do modelo de Diploma.

CONARQ

Cor: Branca e preta

Via: Única

Formato: Folha

Utilização: SAA

Instruções para preenchimento:

- Código do assunto: O documento em questão representa a área-fim da Universidade e a tabela do Conarq abrange a classificação de documentos da área-meio.

- Resumo do assunto: Certificado de conclusão de curso

- Dados do documento:

Número: Sem número

Data: Data da emissão

Espécie: Diploma

Remetente: Requerente

Destinatário: Departamento vinculado

Comparando os modelos acima, podemos notar que as diferenças entre cada modelo são poucas e a maior diferença está na definição da estrutura do produtor. Como o documento analisado foi o diploma, há alguns campos que não foi possível preencher devido a falta de informações por ser um documento avulso. Um ponto forte no modelo de Mariano Garcia e da Lutiana Duranti é o campo de comentários, por ser possível fazer alguma observação que não se encaixa em outros campos. Tanto o modelo de Duranti e o de Analise dos Partidos políticos, de Lopez, são sucintos, indo de encontro com a afirmação da autora Ana Célia Rodrigues (2002) que afirma a mudança no modelo de análise para testar a autenticidade dos documentos arquivísticos, que antes era baseada no local de guarda dos documentos e, posteriormente, passou a ser atestada com base no documento em si, em suas características internas. Porém, o modelo Madrileno e Garcia possuem campos que é possível vincular o documento à instituição à qual ele pertence e ao contexto de produção/acumulação no qual este se insere, ao mesmo tempo em que também analisa o documento em si permitindo, assim, a relação dos documentos às competências e funções de seu produtor. Já o modelo do Conarq é muito abrangente, pois esse modelo mantém uma classificação por assuntos, o que dificulta o armazenamento de mais detalhes sobre a análise de qualquer documento.

Processo de Revalidação de Diplomas de Pós-Graduação.

Os documentos necessários para dar início a esse processo são as cópias dos seguintes documentos: diploma de graduação, diploma de pós-graduação, histórico escolar, ementas das disciplinas cursadas, informações sobre o curso e sobre a instituição em que concluiu a pós-graduação, exemplar da tese, dissertação ou trabalho equivalente e a comissão poderá solicitar outras informações.

Dentre esses documentos, analisaremos o diploma de pós-graduação a ser revalidado, conforme proposto pela atividade relâmpago.

Autenticidade Diplomática

Esse documento apresenta alguns sinais de validação, tais como: logomarca e nome da insitituição, o tipo de papel utilizado, que geralmente possui elementos de segurança.

Protocolo inicial: timbre emitido, texto, objeto ou a situação garantida.

Protocolo final: Datas tópica e cronológica, assinaturas, nome e titulação das pessoas ou entidades responsáveis.
Se o documento não possuir a estrutura e os sinais de validação pré-determinados não será considerado válido diplomaticamente.

Autenticidade Histórica

Comprova um fato da vida pessoa.

Pode não ser autêntico quando alterada a data, local, nome da instituição e nome das pessoas envolvidas.

Autenticidade Jurídica

Serve como prova perante a lei, pois foi elaborado segundo as regras estipuladas previamente.

Caso o diploma não seja revalidado, não vai possuir validade jurídica no Brasil.

Revalidação de Diplomas de Pós-Graduação (stricto sensu)

Esse documento é constitutivo, no sentido de comprovação de cursos realizados por meio de diplomas (tanto de graduação como de pós-graduação). E por meio dos direitos que possui, o requerente solicita essa revalidação, sendo que é necessário outros documentos além desses diplomas.

Para a obtenção de tal documento, é necessário alguns documentos pessoais, tais como: carteira de identidade (para interessados de nacionalidade brasileira), visto de residência no Brasil (para estrangeiros) e Curriculum Vitae.

Além disso, o diploma de graduação (com autenticação consular), o diploma de pós-graduação a ser revalidado (com autenticação consular), histórico escolar e/ou ata de defesa, ementas das disciplinas cursadas, informações sobre o curso e sobre a instituição em que concluiu a pós-graduação, exemplar da tese, dissertação ou trabalho equivalente e a Comissão poderá solicitar informações ou documentação complementar que, a seu critério, forem consideradas necessárias.

Após a conferência da documentação na Secretaria de Administração Acadêmica – SAA e caso haja seguimento no processo, o interessado deverá efetuar o pagamento da taxa administrativa e entregar a documentação na Subsecretaria de Comunicação Administrativa – SCA (Protocolo Geral da UnB). E a solicitação de Revalidação de Diploma obedecerá aos prazos estabelecidos no Calendário Universitário de Pós-Graduação.

Plano de Classificação

Em complemento à atividade do dia 23/09 segue a proposta do plano de classificação e algumas dicas para o CEDOC.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

100- Administrativo

200- Documentação Graduação
201- Registros de Validação de Diplomas
201.1 – Instituições Nacionais
201.11 – UnB
201.12 – Outras IES
201.2 – Instituições Internacionais

300- Documentação Pós-Graduação
301- Lato Sensu
301.1 - Especialização
301.11 – Normas e manuais
301.12 – Editais de seleção
301.13 – Processos seletivos
301.14 – Projetos de conclusão/Monografias
301.15 – Atas de defesa
302- Stricto Sensu
302.1 - Mestrado
302.11 - Normas e manuais
302.12 – Editais de seleção
302.13 – Processos seletivos
302.14 – Projetos de conclusão/Monografias
302.15 – Atas de defesa
302.2 – Doutorado
302.21 - Normas e manuais
302.22 – Editais de seleção
302.23 – Processos seletivos
302.24 – Teses
302.25 – Atas de defesa

400- Programa Institucional de Bolsas de Iniciação Científica- PIBIC
401- Normas e manuais
402- Editais de seleção
403- Processos seletivos
404- Dossiês de atividades
405- Relatório de resultados
406- Registro de resultados/patentes

DICAS

O CEDOC – Centro de Documentação – da Universidade de Brasília poderia tomar várias medidas para melhorar sua gestão de documentos, mas infelizmente tais medidas necessitariam de uma grande liberação de verba sem contar da necessidade extrema de um espaço maior e mais adequado, a contratação de mais profissionais e estagiários também seria necessária, mas como sabemos e vivemos numa realidade na qual os arquivos são menosprezados e deixados de lado, tais mudanças seriam difíceis de acontecer, por isso o CEDOC e seus profissionais tentam, ao máximo, tornarem sua gestão documental e processos mais efetivos possíveis. Muita coisa pode ser melhorada e precisa ser melhorada, mas infelizmente não depende só de nós.

Filme Duplicidade - Análise química

Uma das fórmulas químicas acima representam o Propionato de Clobetasol, que é um medicamento aplicado na forma de creme nos casos de doença de pele.Observando ambos os documentos, é possível identificar qual deles é o verdadeiro, caso a pessoa possua conhecimentos básicos de Química. No filme "Duplicidade", observamos duas pessoas sem conhecimentos específicos em Química, que ao tomarem posse de uma formula para a cura da calvície, acreditam que a mesma seja verdadeira, pois sabem e confiam em seu produtor. Ao final do filme, eles descobrem que tal fórmula na verdade não é o que pensavam, mas sim outra fórmula que representava uma loção pra pele. Foram equivocados, pois não possuíam tais conhecimentos e também não consultaram um profissional da área e confiaram amplamente no produtor, que mais tarde não se mostrou tão confiável. Os documentos propostos pelo nosso grupo são diferentes um do outro, mas somente um deles é o Propianato de Clobesatol, qual será ele?

Postado pelo grupo Análise Minuciosa: Pedro Souza, Bruno Santos, Maryanna Almeida e Nasser Boan.

Correspondências!

No post do blog Diplomática e Tipologia, Archiving social media, foi ressaltado a dificuldade em se armazenar, analisar e preservar informação e dados em cunho digital, nas não a informação advinda de uma atividade organizacional, mas sim a massa informacional registradas em redes e meios de comunicação sociais. Também é demonstrado a preocupação com o meio digital nos aspectos de preservação documental.

Em correspondência com essa questão o post V de Preservación para las acampadas propõe saídas para a preservação em meio digital, diferentemente do que algumas pessoas afirmam, não é possível guardar tudo o que é produzido, e se isso fosse feito, dificultaria a qualidade do resgate da informação.

Pode ser acrescentada e reforçada a questão da avaliação de documentos na fase de transferência, pois como dito não tem condições de se guardar tudo e a preocupação cada vez maior em se preservar os documentos digitais em meios mais confiáveis.

Ambos os blogs defendem a ideia de mais estudos nessa área, para se ter confiança e também atender aos preceitos arquivísticos.

No post sobre autenticidade documental do blog de Diplomática e Tipologia, Sinais de validação e autenticidade, é enfatizada a questão que sinais de validação são necessários para que cópias e documentos fraudulentos sejam facilmente identificados, ao identificar os sinais de validação de um documento, não somente os aspectos visuais devem ser analisados, pois o conteúdo do documento também é importante com o objetivo de verificar se realmente condiz com a espécie documental..O post El llindar de l'Autenticitat enfoca a diferença de autenticidade diplomática e autenticidade jurídica, atualmente foram desenvolvidos meios para detectar a fraude de alguns tipos de documentação, como identidades, passaportes e dinheiro. Porém, a dificuldade em analisar a autenticidade se dá principalmente nos documentos de caráter histórico onde os sinais de autenticação são escassos e nem sempre existem outras fontes para serem confrontadas.

No post A Diplomática da Diplomática é coloca a questão da diferença entre os dois conceitos também abordada no post Diplomàtica vs. Diplomàcia. A diplomática, disciplina, examina a gênese documental, a relação do documento com seus receptores e produtores, e a constituição do documento. Já a Diplomacia é um tipo de condução de uma negociação.

Discussão em sala (23/09)

Na aula do dia 23 de setembro, foi proposta uma atividade em determinado tempo e ao termino houve uma discussão, essa atividade consistia em responder rapidamente algumas questões e depois da discussão respondê-las novamente para comparar as respostas e postar ambas neste blog. Segue as perguntas e as comparações das respostas:

Quais as espécies documentais existentes no CEDOC?

• Processos, relatórios, planos, projetos, atos, resoluções, correspondências, dossiês, convênios, contratos, registros. (resposta antes da discussão)
• Ata, contrato, dossiê, fotografia, memorando, ofício, processo, relatório. (resposta após a discussão)

Quais correspondentes funções de tais espécies?

• Administrativa, normativa, jurídica, descritiva. (resposta antes da discussão)
• A função da ata é resumir os fatos e decisões de sessões ou reuniões de órgãos colegiados, comissões ou demais unidades administrativas, do boletim é noticiar algo, do contrato é estabelecer acordo entre duas ou mais pessoas, físicas ou jurídicas, do dossiê é reunir informações sobre determinado assunto ou pessoa, da fotografia é registrar algo de forma imagética. O memorando e o ofício têm a função de comunicação, o que os difere é que o primeiro é correspondência interna entre chefias de unidades de um mesmo órgão, no caso da UnB, e o segundo entre autoridades subalternas ou externas ao órgão. Não há uma função genérica de processo, pois cada processo terá sua função específica numa ação administrativa, institucional ou jurídica. E, por fim, o relatório tem a finalidade de prestar contas das ações realizadas. (resposta após a discussão)

Quais os tipos documentais existentes no CEDOC?

• Processo seletivo de mestrado e doutorado, relatório de atividades, dossiês PIBIC, projetos de extensão, registro de validação de diplomas de outas instituições de ensino do DF. (resposta antes da discussão)
• Dossiês funcionais de alunos formados (microfilme), fotografias da construção da UnB, fotografias de eventos realizados pela e/ou na UnB. (resposta após a discussão)

Relacione as séries documentais do arquivo do CEDOC com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das 3 idades.

• Série de fotos da construção da UnB, guarda permanente, arquivo permanente;
• Séries de fotos de eventos realizados pela e/ou na UnB, guarda permanente, arquivo permanente;
• Séries de dossiês funcionais de alunos formados (microfilme), longo prazo de guarda, arquivo intermediário;
• Série de processos judiciais, guarda permanente, arquivo permanente.

Análise de documento proposto na aula do dia 23/09

1 - Nome da espécie

O grupo discutiu bastante a respeito da espécie do documento, pois não sabíamos se classificaríamos como Memorando Circular, Memorando ou Circular Mas chegamos a um consenso denominando a espécie documental como Memorando Circular, já que mantém uma estrutura diferente e uma outra forma de se referir ao assunto comparado ao Memorando.

2 - Características

Trata-se de um documento com caráter informativo, seguindo um padrão em sua produção e pelo conteúdo do documento, é possível identificá-lo. Além disso, possui uma forma objetiva e simples. Percebemos que o documento não era original e sim uma reprodução e o papel também não era timbrado.

3 - Sinais de Validação

Há um registro do referido documento com a respectiva numeração, espaço designado para local e data da produção desse documento com remetente e destinatário. Mas ao mesmo tempo o documento não possui assinatura, com isso não é caracterizado como válido. E como possui um número, o original do Memorando Circular pode ser localizado no arquivo e preencher todos os requisitos necessários de sinais de validação.

Documentos típicos de universidade

Teses e Dissertações
Resolução DPP 002/2006

Processo de transferência de estudantes para cursos de Pós-Graduação
Resolução CEPE nº 110/2006

Processo de registro de diploma de pós-graduação obtido no exterior por servidor da FUB
Instrução da Reitoria nº 003/2006

Grupo Análise Minuciosa
Composto por: Bruno Santos, Maryanna Almeida, Nasser Boan e Pedro Souza

Análise minuciosa de documentos variados

Como resultado da atividade proposta na ultima sexta-feira, o grupo chegou a conclusão que diversos são os fatores a serem analisados em um documento para classificá-lo como um documento de arquivo. Documento pode ser definido, segundo o Conselho Internacional de Arquivos, como qualquer informação registrada em um suporte, independente de suas características.

Já para caracterizarmos o documento de arquivo, usamos o conceito defendido por Rosseau (1998), no qual afirma que os documentos com caráter arquivístico são documentos constituídos de uma informação, registrada em um suporte, que são produzidos ou recebidos por uma instituição ou família em decorrência de suas atividades.

Portanto, antes do processo de definição do documento é importante analisarmos o seu contexto, pois sem esse conhecimento não podemos julgar documentos semelhantes como iguais pelas informações nele contidas e nem pela tipologia. Porém, é na análise do contexto do documento que teremos informações como função e origem, que são essenciais para sua classificação. Tendo isso em vista, resultam-se três características de documento de arquivo como afirma Esteban Navarro (1995, p.69): "involuntariedade, organicidade e a unicidade". Como descrito anteriormente, deve ser analisado o contexto de produção e a compreensão da informação transmitida na caracterização dos documentos.

Podemos exemplificar essa situação com a análise dos lenços, apesar de idênticos possuem funções distintas, onde um foi adquirido com a finalidade de integrar uma coleção e o outro que foi o resultado da atividade de escotismo e tem função de identificação de conclusão de determinada atividade.

Documentos publicitários podem não ser considerados documentos de arquivo, pois tem como função a divulgação de determinada empresa ou atividade, mas para atingir esse objetivo são distribuídos e não se encontram na empresa e não representa uma atividade exercida pela mesma, pois, geralmente, sua confecção é realizada por outra empresa.

Grupo Análise Minuciosa
Composto por: Bruno Santos, Maryanna Almeida, Nasser Boan e Pedro Souza